Almennt um SASS
Markmið, hlutverk, aðildarsveitarfélög, eignarhluti o.fl.
1.1
Samtökin nefnast Samtök sunnlenskra sveitarfélaga, skammstafað SASS. Rétt til aðildar eiga öll sveitarfélög í Árnessýslu, Rangárvallasýslu V-Skaftafellssýslu, A-Skaftafellssýslu og Vestmannaeyjum. Heimilisfang samtakanna og varnarþing er að Austurvegi 56 á Selfossi. Samtökin eru þjónustu- og samstarfsvettvangur sveitarfélaganna.
Aðildarsveitarfélög SASS eru eftirtalin:
Ásahreppur, Bláskógabyggð, Flóahreppur, Grímsnes- og Grafningshreppur, Hrunamannahreppur, Hveragerðisbær, Mýrdalshreppur, Rangárþing ytra, Rangárþing eystra, Skaftárhreppur, Skeiða- og Gnúpverjahreppur, Sveitarfélagið Ölfus, Sveitarfélagið Hornafjörður, Sveitarfélagið Árborg og Vestmannaeyjabær.
1.2
Starfsemi SASS grundvallast á ákvæðum sveitarstjórnarlaga, eins og þau eru á hverjum tíma, um starfsemi landshlutasamtaka og samvinnu sveitarfélaga.
1.3
Markmið samtakanna er að vera öflugur samstarfsvettvangur aðildarsveitarfélaganna um sameiginleg hagsmunamál sem stuðla að byggðaþróun m.a. á sviði samfélags, atvinnulífs, umhverfismála og öryggisinnviða. Þá skulu samtökin sinna hagsmunagæsluhlutverki fyrir aðildarsveitarfélögin og sinna lögbundnum verkefnum landshlutasamtaka.
Þau verkefni sem samtökin vinna að hverju sinni skulu tengjast markmiði og hlutverki samtakanna og eru ákveðin á aðalfundi og fylgt eftir af stjórn samtakanna.
1.4
SASS er óheimilt að skuldbinda aðildarsveitarfélög umfram það sem fram kemur í samþykktum þessum, það sem samþykkt hefur verið á aðalfundi/aukaaðalfundi, tilgreint í fjárhagsáætlun, viðauka við fjárhagsáætlun eða sérstök verkefni og staðfest eru af öllum sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna.
1.5
Eignarhluti hvers aðildarsveitarfélags í samtökunum skiptist innbyrðis í hlutfalli við íbúafjölda hvers sveitarfélags, sbr. upplýsingar frá Hagstofu Íslands, miðað við fjölda íbúa 1. janúar ár hvert og skiptist ábyrgð sveitarfélaganna á fjárhagslegum skuldbindingum almennt í samræmi við íbúafjölda nema að sveitarfélögin semji á annan hátt milli sín um ábyrgð vegna tiltekinna verkefna.
Almennt um aðalfund SASS
2.1
Aðalfund SASS skal halda á ársþingi Samtaka sunnlenskra sveitarfélaga fyrir lok októbermánaðar ár hvert. Aðalfundur hefur æðsta vald í málefnum samtakanna, mótar stefnu samtakanna og ákveður forgangsröðun verkefna samtakanna.
Á ársþingi samtakanna er heimilt að halda aðalfundi Heilbrigðiseftirlits Suðurlands, og Sorpstöðvar Suðurlands. Heildarskipulagning ársþings skal vera í höndum stjórnar SASS.
2.2
Fundarboð, fundarstjórn og formlegur undirbúningur aðalfunda er í höndum stjórnar. Aðalfundir geta verið fjarfundir ef slíkt kemur fram í fundarboði. Um framkvæmd fjarfunda gildir auglýsing ráðherra, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.
2.3
Aðalfundur er ályktunarhæfur hafi verið löglega til hans boðað, með nægum fyrirvara og ef meirihluti þingfulltrúa er mættur. Á aðalfundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða varðandi öll mál nema að annað komi fram í lögum eða samþykkt þessari s.s. ákvæði varðandi slit samtakanna og breytingar á samþykkt samtakanna.
2.4
Aukaaðalfundi skal boða ef þörf krefur að mati stjórnar eða ef þriðjungur aðildarsveitarfélaga krefst þess skriflega við formann stjórnar. Sömu reglur gilda um þá fundi og reglulega aðalfundi. Þá hefur aukaaðalfundur sömu heimildir til ákvörðunartöku og reglulegur aðalfundur.
Aukaaðalfund skal halda á kosningaári sveitarstjórna að kosningum loknum, eigi síðar en 10. júlí, til þess að kjósa nýja stjórn fyrir samtökin o.fl.
2.5
Aðildarsveitarfélögum skal tilkynnt um dagsetningu og fundarstað aðalfundar með fjögurra vikna fyrirvara. Aðildarsveitarfélögin skulu tilkynna um fulltrúa sína á aðalfundi með kjörbréfi eða rafrænum hætti til framkvæmdastjóra SASS eigi síðar en með þriggja vikna fyrirvara fyrir aðalfund ár hvert.
Stjórn SASS semur dagskrá aðalfunda og aukaaðalfunda og sendir með fundarboði og fundargögnum til þingfulltrúa aðildarsveitarfélaganna, með rafrænum hætti, eigi síðar en tveimur vikum fyrir fund.
Þegar fjárhagsáætlun samtakanna hefur verið afgreidd og samþykkt á aðalfundi skal hún send til aðildarsveitarfélaganna og hljóta þar sömu meðferð og fjárhagsáætlanir sveitarfélaganna. Það sama gildir um viðauka við fjárhagsáætlun.
2.6
Tillögur og ályktanir sem hljóta eiga afgreiðslu á aðalfundi skal senda stjórn a.m.k. þremur vikum fyrir aðalfund. Bera má upp tillögur og ályktanir á aðalfundi vegna mála sem ekki eru tilgreind á dagskrá fundar ef 2/3 fundarmanna samþykkja það. Setja skal SASS sérstök aðalfundarsköp sem aðalfundur samþykkir.
2.7
Með aðalfundarboði skal senda fundargögn vegna þeirra mála sem fyrirhugað er að taka fyrir á fundi.
Á aðalfundi skal skv. ákvörðun stjórnar taka fyrir eftirfarandi mál.
- Skýrsla stjórnar um starfsemi liðins árs og málayfirlit.
- Ársreikningur síðasta rekstrarárs.
- Tillaga að fjárhagsáætlun fyrir komandi rekstrarár.
- Tillaga að fjárhagsáætlun samtakanna til næstu þriggja ára.
- Tillaga að breytingum á samþykktum, ef þörf er á. Breytingar á samþykktum þarfnast samþykkis 2/3 hluta atkvæða.
- Kosning stjórnar, ráða og nefnda.
- Skýrslur nefnda og ráða.
- Málayfirlit stjórnar og forgangsröðun verkefna.
- Tillögur og ályktanir sem aðildarsveitarfélögin vilja bera upp. Þær skulu sendar stjórn a.m.k. þremur vikum fyrir fund.
- Önnur mál.
Um tilnefningu þingfulltrúa á aðalfundi SASS
3.1
Hvert aðildarsveitarfélag skal tilnefna sína fulltrúa til setu á aðal-/aukaaðalfundi. Fulltrúar aðildarsveitarfélags fara með atkvæðarétt aðildarsveitarfélags. Þá skal aðildarsveitarfélag tilnefna jafnmarga fulltrúa til vara sem taka sæti aðalfulltrúa sveitarfélagsins á aðalfundi/aukaaðalfundi ef aðalfulltrúar forfallast, í þeirri röð sem þeir eru kjörnir.
Fjöldi fulltrúa frá hverju aðildarsveitarfélagi fer eftir íbúafjölda miðað við upplýsingar frá Hagstofu Íslands 1. janúar þess árs sem aðalfundur fer fram.
Fjöldi fulltrúa aðildarsveitarfélaga skal ákvarðaður með eftirfarandi hætti:
- Einn fulltrúi fyrir sveitarfélag sem hefur 200 íbúa eða færri.
- Tveir fulltrúar fyrir sveitarfélag sem hefur 201 til 500 íbúa.
- Þrír fulltrúar fyrir sveitarfélag sem hefur 501 til 1.000 íbúa.
- Sveitarfélag með yfir 1.000 íbúa skal auk þess fá einn fulltrúa fyrir hvert byrjað þúsund íbúa.
Fulltrúar aðildarsveitarfélaga á aðalfundum geta verið eftirtaldir: framkvæmdastjórar aðildarsveitarfélaga, aðalmenn í sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaga og varamenn þeirra. Sveitarstjórnarmaður missir hæfi sitt til þess að vera fulltrúi aðildarsveitarfélags á aðalfundi eftir að hann hættir setu í sveitarstjórn aðildarsveitarfélags eða missir sæti sem varamaður í sveitarstjórn. Framkvæmdarstjóri aðildarsveitarfélags missir hæfi sitt til þess að vera fulltrúi á aðalfundi eftir að hann lætur af störfum sem framkvæmdastjóri aðildarsveitarfélags.
Stjórnarmönnum SASS og framkvæmdastjórum aðildarsveitarfélaga er heimilt að sitja aðalfundi en hafa eingöngu málfrelsi og tillögurétt, en ekki atkvæðarétt nema þeir séu jafnframt kjörnir fulltrúar til setu á fundinum.
Aðalfulltrúum í sveitarstjórnum, sem ekki eru kjörnir til setu á aðalfundi SASS og starfsmönnum SASS, er heimilt að sitja aðalfundi sem áheyrnarfulltrúar með málfrelsi. Þá er heimilt að skipa þá til setu í starfsnefndum þingsins.
Um kosningar stjórnar, nefnda og ráða á aðalfundi SASS o.fl.
4.1
Stjórn SASS skal kosin á aðalfundi og skal hún skipuð níu mönnum og níu til vara. Varamenn skulu kjörnir á aðalfundi fyrir hvern fulltrúa í stjórn. Kjörgengir í stjórn eru framkvæmdastjórar sveitarfélaga, aðalfulltrúar í sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna og varamenn þeirra. Sveitarstjórnarmaður missir kjörgengi sitt á næsta aðalfundi eftir að hann hættir setu í sveitarstjórn.
Miðað skal við að stjórn sé skipuð með eftirfarandi hætti nema að sátt sé um aðra skipan:
Sveitarfélagið Hornafjörður 1 fulltrúi
Vestmannaeyjar 1 fulltrúi
Hveragerðisbær 1 fulltrúi
Sveitarfélagið Ölfus 1 fulltrúi
Sveitarfélagið Árborg 2 fulltrúar
Sveitarfélög í Uppsveitum Árnessýslu og Flóa 1 sameiginlegur fulltrúi
Sveitarfélög í Rangárvallasýslu 1 sameiginlegur fulltrúi
Sveitarfélög í Vestur-Skaftafellssýslu 1 sameiginlegur fulltrúi
Aðalfundur kýs beinni kosningu formann og varaformann stjórnarinnar úr hópi aðalmanna í stjórn. Enginn skal eiga sæti lengur en 8 ár samfellt í stjórn.
Stjórn starfar frá því að hún er kjörin og fram að fyrsta aðalfundi eftir næstu sveitarstjórnarkosningar. Komi til þess að nýr stjórnarmaður/menn verði kosnir á kjörtímabili s.s. vegna þess að stjórnarmaður hefur setið í 8 ár, missir kjörgengi sitt í stjórn eða lætur af starfanum af öðrum sökum, skal það gert á aðalfundi. Nýir stjórnarmenn starfa frá kjöri og fram að fyrsta aðalfundi eftir næstu sveitarstjórnarkosningar.
4.2
Á aukaaðalfundi SASS eftir sveitarstjórnarkosningar skulu kosnir 9 fulltrúar í kjörnefnd og jafn margir til vara og skal það gert með sama hætti og tilgreint er í gr. 4.1. Kjörnefndin starfar milli ársþinga SASS og gerir tillögur til næsta aðalfundar um kjör í stjórn, nefndir og ráð. Formenn og varaformenn nefnda og ráða skulu kosnir sérstaklega eða valdir af stjórn. Stjórn SASS skal setja nefndum og ráðum leiðbeinandi verklag.
Kjörgengir í kjörnefnd eru sömu aðilar og eru kjörgengir í stjórn. Kjörgengir í aðrar nefndir og ráð eru sömu aðilar og eru kjörgengir í stjórn en einnig sveitarstjórar/bæjarstjórar/framkvæmdastjórar sveitarfélaganna, aðalfulltrúar í sveitarstjórnum og starfsmenn SASS. Þá er heimilt að kalla eftir áliti Ungmennaráðs Suðurlands á tilteknum málum eða skipa fulltrúa úr Ungmennaráði í nefndir eða ráð.
4.3
Á aðalfundi skal kosin kjörbréfanefnd sem fer yfir hvort þingfulltrúar uppfylli skilyrði fyrir tilnefningu á aðalfund sbr. gr. 3.1.
4.4
Aðalfundur ákveður hvernig vali fulltrúa í milliþinganefndir, þ.m.t. allsherjarnefnd og fjárhagsnefnd, er háttað sem starfa að ákveðnum málefnum milli funda, samkvæmt sérstakri samþykkt aðalfundarins. Milliþinganefndir skila starfsskýrslu og tillögum til næsta aðalfundar.
4.5
Aðalfundur ákveður laun stjórnar, nefnda og ráða sem starfa á vegum samtakanna.
4.6
Halda skal fundargerðir fyrir aðalfundi, aukaaðalfundi, stjórnarfundi og fundi nefnda og ráða. Fundargerðir skulu vera í samræmi við leiðbeiningar ráðherra um ritun fundargerða sveitarstjórna sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Heimilt er að færa fundargerðir rafrænt og samþykkja þær rafrænt en allar fundargerðir skulu vistaðar hjá SASS.
Um stjórn og starfslið SASS
5.1
Stjórnin er málsvari samtakanna á milli aðalfunda og framfylgir samþykktum aðalfundar. Stjórnin vinnur að stefnumarkandi málum og gerir tillögur um ný mál er leggja skal fyrir aðalfund eða aukaaðalfund til ákvörðunar. Stjórn skal að lágmarki halda fjóra upplýsingafjarfundi fyrir sveitarstjórnir á ári.
Í samræmi við ákvarðanir sem teknar eru á aðalfundi skal stjórn gera yfirlit yfir öll mál sem samtökin taka til vinnslu. Í málayfirliti skal hvert verkefni tilgreint, markmið í vinnslu, staða verkefnis og annað það sem stjórn telur tilefni til þess að tiltaka. Málayfirlit skal uppfært reglulega.
Stjórn SASS hefur heimild til að skipa fagráð til að fara með ákveðin verkefni á grundvelli samninga á milli ríkis og landshlutasamtaka. Hún hefur heimild til að setja verklagsreglur varðandi úthlutun styrkja o.fl. Stjórn SASS fer jafnframt með yfirstjórn á rekstri SASS og ber ábyrgð á að rekstur sé innan þeirra fjárheimilda sem aðalfundur SASS hefur samþykkt.
5.2
Stjórnarfundi skal halda eftir þörfum en eigi sjaldnar en 6 sinnum á ári og er stjórnarfundur lögmætur sé meirihluti stjórnarmanna mættur.
5.3
Stjórn ræður framkvæmdastjóra, markar starfssvið hans og launakjör og gerir við hann skriflegan ráðningarsamning. Aðra starfsmenn ræður framkvæmdastjóri. Heimild stjórnar þarf að liggja fyrir, ef um fjölgun stöðugilda er að ræða. Um starfskjör starfsmanna SASS fer samkvæmt ákvæðum kjarasamninga og ráðningarsamnings. Allar ráðningar skulu vera innan ramma markaðrar launa- og starfsmannastefnu, sbr. grein 5.4.
5.4
Stjórnin mótar starfsmanna- og launastefnu fyrir samtökin. Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að starfsmanna- og launastefnu verði fylgt sbr. grein 5.5. Stjórnir byggðasamlaga hafa aðgang að starfsmanna- og launastefnu SASS telji þær þörf á.
5.5
Framkvæmdastjóri sér um daglegan rekstur samtakanna og veitir skrifstofu samtakanna forstöðu og annast framkvæmd málefna þeirra eftir því sem stjórn ákveður og hefur á hendi reikningsskil, fjármálastjórn og starfsmannastjórn. Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að starfsemin sé rekin innan ramma fjárheimilda. Framkvæmdastjóri á sæti á aðalfundum, aukaaðalfundum, stjórnarfundum og nefndafundum samtakanna. Heimilt er að boða til stjórnarfunda án þess að framkvæmdastjóri eigi þar sæti.
5.6
Framkvæmdastjóri skal að jafnaði boða stjórnar- og nefndarfundi í samráði við formann stjórnar eða nefndar. Formaður stjórnar eða nefndar getur þó ávallt hlutast til um fundarboðun. Framkvæmdastjóra er skylt að leggja fyrir stjórn öll meiri háttar erindi og nýmæli. Heimilt er að halda stjórnar- og nefndarfundi sem fjarfundi.
Um árgjöld aðildarsveitarfélaga til SASS
6.1
Framlög sveitarfélaganna til samtakanna ákvarðast á aðalfundi og skulu tillögur um framlög fylgja fjárhagsáætlun hverju sinni. Framlögin skulu miðast við íbúafjölda sveitarfélaganna 1. janúar yfirstandandi árs sbr. upplýsingar frá Hagstofu Íslands.
Um aðild, úrsögn og slit
7.1
Sækist sveitarfélag eftir aðild að samtökunum skal það senda umsókn til stjórnar eigi síðar en mánuði fyrir aðalfund. Umsóknin skal lögð fyrir aðalfund. Meirihluta atkvæða þarf fyrir samþykki um aðild. Ef umsókn um aðild er samþykkt skal gera skriflegan samning um aðildina. Að jafnaði skal aðild taka gildi næstu áramót eftir aðalfund nema að annað sé ákveðið í skriflegum samningi um hana. Í samningi skal taka afstöðu til hluta nýs aðildarsveitarfélags í eignum SASS og þeim skuldbindingum sem hvíla á SASS við inngönguna. Sérstaklega skal tilgreind ábyrgð nýs aðildarsveitarfélags á skuldbindingum SASS.
7.2
Sveitarfélag sem hefur fengið samþykkta aðild að samtökunum skal greiða SASS fyrir eignarhlut í hlutfalli við íbúafjölda 1. janúar skv. upplýsingum frá Hagstofu Íslands á yfirstandandi ári, nema að um annað sé samið. Miða skal við hreina bókfærða eign samtakanna.
7.3
Einstök aðildarsveitarfélög geta sagt upp aðild að SASS með tveggja ára fyrirvara. Óski aðildarsveitarfélag að ganga úr SASS skal samþykkt ákvörðun sveitarstjórnar viðkomandi aðildarsveitarfélags tilkynnt stjórn með skriflegum og sannanlegum hætti, um leið og ákvörðun hefur verið tekin. Tilkynning um uppsögn skal vera rökstudd og ástæður hennar tilgreindar.
Uppsögn er miðuð við næstu áramót eftir að skrifleg tilkynning berst stjórn SASS og tekur gildi um áramót að tveimur árum liðnum frá uppsögn, með því skilyrði að viðkomandi sveitarfélag sé skuldlaust við SASS. Um lok aðildar sveitarfélags að SASS skal gera skriflegan samning þar sem tilgreina þarf öll helstu atriði sem hafa þýðingu.
Tilkynning um uppsögn skal tekin fyrir á næsta stjórnarfundi eftir að hún berst og tilkynnt aðildarsveitarfélögunum í kjölfarið. Stjórn SASS og aðildarsveitarfélögin skulu leita lausna þegar tilkynning um uppsögn kemur fram en ef samkomulag næst ekki um áframhaldandi aðild sveitarfélags skal uppsögnin tekin fyrir á næsta aðalfundi, nema að samkomulag verði um annað. Uppsögn skal tilgreind á dagskrá sem fylgir fundarboði aðalfundar.
Sveitarfélag sem hyggst ganga úr SASS skal taka þátt í starfi samtakanna, greiða rekstrarkostnað og ber áfram ábyrgð á starfsemi þeirra ásamt öðrum aðildarsveitarfélögum þar til uppsögn hefur tekið gildi.
Við lok aðildar að SASS á sveitarfélag engan endurkröfurétt vegna stofnkostnaðar eða annars kostnaðar sem það hefur lagt til starfsemi samtakanna.
Ef SASS á eignir umfram skuldir skulu þau sveitarfélög, sem eftir standa í samtökunum, greiða sveitarfélaginu sem gengur út, upphæð sem svarar til hluta sveitarfélagsins í nettó hluta af bókfærðum eignunum SASS skv. síðasta birta ársreikningi SASS á því ári sem uppsögnin tekur gildi. Sveitarfélögin greiða fyrir hlutann í sömu hlutföllum og eignarhluti þeirra eykst um.
Ef skuldir eru umfram eignir SASS þegar uppsögn aðildarsveitarfélags tekur gildi skal sveitarfélagið sem hyggst ganga úr samtökunum greiða til SASS fjárhæð sem nemur hluta aðildarsveitarfélagsins í skuldum sbr. eignarhluta.
Sveitarfélagið sem gengur úr SASS ber einfalda ábyrgð á skuldbindingum samtakanna vegna þeirra skuldbindinga sem samtökin hafa undirgengist, þar til uppsögn hefur tekið gildi. Helst þessi ábyrgð sveitarfélagsins sem segir sig úr samtökunum eftir gildisstöku uppsagnar. Eftir að uppsögn hefur tekið gildi ber viðkomandi sveitarfélag ekki ábyrgð á þeim skuldbindingum sem SASS undirgengst, nema um það sé sérstaklega samið og slíkt samþykkt af sveitarstjórn viðkomandi sveitarfélags.
7.4
Tillaga aðildarsveitarfélags um slit SASS þarf að berast formanni stjórnar um leið og viðkomandi sveitarstjórn hefur samþykkt að hún skuli lögð fram. Tillagan skal vera rökstudd og ástæður hennar tilgreindar. Tillagan skal tekin fyrir hjá stjórn og borin undir næsta aðalfund en á fundarboði skal tilgreina tillögu um slit. Tillaga telst samþykkt á viðkomandi fundi ef 2/3 hlutar atkvæða falla með henni og skal þá boðað til aðalfundar að nýju eftir a.m.k. tvo mánuði þar sem tillagan er borin upp að nýju. Á þeim fundi skal liggja fyrir bókun sveitarstjórna allra aðildarsveitarfélaganna um afstöðu til slita SASS. Sé tillagan að nýju samþykkt á aðalfundi með 2/3 hluta atkvæða verða samtökin lögð niður, nema að samkomulag náist um aðra lausn. Hljóti tillaga um slit endanlegt samþykki aðalfundar skal tilkynna það til allra aðildarsveitarfélaganna og skulu þau gera milli sín skriflegan samning um það hvernig staðið verði að slitum. Við slit SASS ganga eignir eða eftir atvikum skuldir, til sveitarfélaganna í samræmi við eignarhluta hvers sveitarfélags eins og hann var 1. janúar á því ári sem slit fara fram.
7.5
Nú er ákveðið að hætta starfsemi SASS eða svo er fyrir mælt í lögum og skal þá skipa sérstaka skiptastjórn er gerir upp eignir og skuldir og slítur rekstri samtakanna. Heimilt er skiptastjórn að auglýsa eftir kröfum á hendur samtökunum með opinberri innköllun. Eftir að kröfur hafa verið greiddar skal afgangi eigna eða eftirstöðvum skulda jafnað á þau sveitarfélög sem að samtökunum standa í hlutfalli við íbúatölu. Skiptastjórn skal kjörin af aðalfundi SASS.
Um lagabreytingar og gildistökuákvæði
8.1
Breyta má samþykktum þessum á aðalfundi eða aukaaðalfundi ár hvert og skulu tillögur um breytingar á samþykktum fylgja fundarboði. Tillögur aðildarsveitarfélaganna til breytinga á samþykktum skulu sendar stjórn a.m.k. þremur vikum fyrir aðalfund eða aukaaðalfund.
8.2
Breyting á samþykktum telst samþykkt, ef hún nýtur stuðnings 2/3 hluta þingfulltrúa á lögmætum aðalfundi.
8.3
Samþykktir þessar öðlast gildi við samþykkt þeirra.
Samþykktirnar þannig samþykktar á aðalfundi SASS 31. október 2024.