SASS veitir ráðgjöf við mótun menningarverkefna á Suðurlandi. Menningarverkefni geta verið fjölbreytt, þau geta verið stakur viðburður upp í flóknari verkefni sem krefjast meira fjármagns og umfangs. Menning kemur víða við og getur tengst fleiri þáttum eins og atvinnusköpun og nýsköpun. Má segja að menning tengist einnig flestum atvinnugreinum á Íslandi með einhverjum hætti.
AÐ MÓTA VERKEFNI
Við alla verkefnamótun er gott að hafa eftirfarandi í huga; í upphafi skal endinn skoða. Ráðgjafar SASS geta aðstoðað við mótun verkefna og veitt ráðgjöf og leiðbeiningar um stoðkerfið m.a. sjóði og styrki sem í boði eru. Ávallt er gott að huga að góðu skipulagi þegar farið er af stað með verkefni, má þar nefna verk-, tíma- og kostnaðaráætlun. Við verkefnamótun þarf að huga að ýmsum þáttum sem verður stiklað á hér á eftir.
FJÁRMÁL
SASS heldur utan um og veitir styrki úr Uppbyggingarsjóði Suðurlands tvisvar á ári, í mars og október. Ýmsir aðrir sjóðir eru til staðar fyrir ýmiskonar menningartengd verkefni, ýmist á vegum fyrirtækja, stofnana, félagasamtaka, erlendra aðila og sveitarfélaga.
Huga þarf að greiðsluleiðum og hvernig skal bóka miða á viðburði. Tix.is og Midi.is eru helstu miðasöluvefirnir á Íslandi í dag. Til þess að taka á móti greiðslu á staðnum þarf posa eða aðra greiðsluleið. Helstu greiðsluþjónustur eru Valitor, Korta, Verifone og Pei.
Hópfjármögnun (e.crowdfunding) getur verið vænleg leið til að afla fjár. Hópfjármagnanir snúast um að safna fjármagni frá almenningi áður en farið er í verkefni eða á meðan á því stendur. Verkefnið verður að gefa af sér áþreifanlega afurð eða þjónustu, það getur verið t.d. eintak af bók eða miða á tónleika. Þeir sem leggja til fjármagn í verkefnið geta valið um þá afurð eða þjónustu sem verkefnið gefur af sér, eða aðra umbun sem tengist verkefninu, gegn stuðningi. Karolina fund býður uppá hópfjármögnun hér á Íslandi. Athugið að hópfjármögnun krefst yfirleitt ákveðinnar söluprósentu af þeirri upphæð sem safnast, í skiptum fyrir þjónustuna.
LEYFISMÁL
Þegar halda á skemmtanir og viðburði er mikilvægt að kynna sér öll leyfismál tímanlega.
- Best er að hafa samband við viðkomandi sveitarfélag og fá leiðbeiningar um þau leyfi sem krafist er af viðburðinum.
- Sýslumaðurinn á Suðurlandi meðhöndlar tækifærisleyfi og tímabundið skemmtanaleyfi.
- Heilbrigðiseftirlit Suðurlands meðhöndlar brennuleyfi og hefur eftirlit með því að samkomuhús uppfylli viðeigandi heilbrigðiskröfur.
- Lögreglan á Suðurlandi meðhöndlar leyfi til flugeldasýninga og aksturskeppna og getur leiðbeint um kröfur til dyravörslu á skemmtunum. Einnig getur verið gott að vera í góðu samtali við Lögreglu þegar um stærri viðburði og skemmtanahald er að ræða.
AÐSTAÐA
Nauðsynlegur liður í flestum viðburðahöldum er að finna aðstöðu til láns eða leigu. Líkt og með leyfismál er mikilvægt að bóka aðstöðu með góðum fyrirvara og tryggja að húsnæðið uppfylli kröfur sem viðburðurinn kallar á, svo sem fjölda salerna og öruggar flóttaleiðir.
Flest sveitarfélög á Suðurlandi hafa yfir einu eða fleiri félagsheimilum að ráða. Sum félagsheimili hafa verið seld eða leigð út til einkaaðila og eru mörg þeirra í boði til útleigu. Stórar samkomur kunna að kalla á stærri rými og þá er algengt að fá leigðar íþróttahallir/hús sveitarfélaganna.
Kirkjur eru vinsælar til sitjandi tónleika enda hljómburður yfirleitt sérstaklega góður og friðsæl stemning getur skapast meðal gesta.
Einkareknir staðir, svo sem menningarhús, veitningastaðir og hótel eru margir heppilegir til viðburðahalds og myndlistasýninga.
Ekki má gleyma viðburðum sem haldnir eru utandyra, í tjöldum eða undir berum himni. Þá er mikilvægt að hafa öll leyfismál á hreinu og leita til þess sveitarfélags eða einkaaðila sem fyrirhugað svæði er á.
KYNNINGAR- OG MARKAÐSMÁL
Huga þarf að því hvernig skal koma viðburðum eða menningarverkefnum á framfæri, hver er markhópurinn og áætla fjárþörf til markaðs- og kynningarmála. Alla jafna er dýrara að birta auglýsingar í miðlum sem birtast á landsvísu, svo sem á útvarpsrásum, sjónvarpi og dagblöðum. Þessar auglýsingar geta hins vegar náð eyrum og augum margra og laðað að fólk úr öllum áttum.
Á Suðurlandi er mikil flóra af frétta- og upplýsingamiðlum bæði í formi blaða og rita ásamt vefmiðlum. Gott er að skoða þessa miðla til að ná til réttra hópa/íbúa innan landshlutans.
Sunnlensk fréttarit og vefmiðlar:
- Dagskráin: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Hveragerði austur í Skaftárhrepp. Heimasíða: dfs.is
- Búkolla: Auglýsingarit. Dreifing: Rangárvalla- og V-Skaftfellssýslum. Blaðið er einnig birt á vefnum
- Eystrahorn: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Sveitarfélagið Hornafjörður. Heimasíða www.eystrahorn.is
- Sunnlenska: Vefmiðill. Heimasíða: sunnlenska.is
- Krumminn: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Hveragerði. Heimasíða: krumminn.is
- Tígull: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Vestmannaeyjar. Heimasíða: tigull.is
- Eyjafréttir: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Vestmannaeyjar. Heimasíða: eyjafrettir.is
- Pésinn: Fréttablað og vefmiðill. Dreifing: Hrunamannahreppur. Heimasíða: fludir.is/stjornsyslan/pesinn
- Suðurland.is / south.is: Kynningarvefur Markaðsstofu Suðurlands. Viðburðadagatalið birtir viðburði á íslensku og ensku.
- Eyjar.net: Vefmiðill. Heimasíða: eyjar.net
- Sveitarfélögin hafa flest sína fréttavefi og vilja gjarnan koma viðburðum á framfæri
GERÐ UMSÓKNA
Til eru mörg góð ráð við gerð umsókna. Stundum er boðið upp á námskeið í gerð umsókna hjá fræðsluaðilum og mælt er með slíku fyrir gerð stærri umsókna. Einnig halda sjóðirnir gjarnan kynningarfundi eða hafa aðgengilegar kynningar á vefsíðum sínum í tengslum við viðkomandi sjóð. Ráðgjafar SASS veita einnig ráðgjöf við gerð umsókna og kemur samtal við þá oft að góðum notum við mótun verkefna.
Verkefni sem sótt er um fjármagn fyrir getur tengst öðrum verkefnum umsækjenda eða jafnvel rekstri fyrirtækis. Reynið eftir fremsta megni að fjalla einungis um það verkefni eða þann verkþátt sem sótt er um styrk fyrir. Ef þörf er á að fjalla um annað sem verkefninu tengist, reynið að aðgreina það í texta svo lesandinn missi ekki sjónar af verkefninu sjálfu. Við að skilgreina verkefni er oft gott að notast við verkefnisáætlanir. Í sumum sjóðum er kallað eftir viðskiptaáæltun.
Flestir sjóðir taka það fram að umsókn sé einungis metin út frá þeim upplýsingum sem koma fram í umsókninni. Þá er átt við að aðilar sem meta munu umsóknirnar, eiga ekki að þurfa afla sér annara upplýsinga. Það er ekki nóg að segja eftirá; “það kom allt fram á heimasíðunni” eða “þeim hefði mátt vera ljóst að…”. Umsókn stendur að jafnaði ein og sér og þar þurfa allar upplýsingar að koma fram telja má að geti skipt máli.
Ef sækja á um styrki á fleiri en einum stað er sérstaklega gott að setja verkefnið fram í verkefnisáætlun sem nota má með fleiri en einni umsókn. Hafið þó í huga að markmið sjóða eru ólík og því er ekki alltaf verið að leita eftir sömu upplýsingunum í öllum sjóðum. Verið því sveigjanleg með að aðlaga texta að þeim sjóði sem sótt er um í.
Það er gott að gefa sér góðan tíma í umsóknarskrif. Sá tími getur skilað sér til baka í upphæðum. Það kemur mörgum á óvart hvað það getur tekið langan tíma að vinna að góðri umsókn. Þess vegna er mjög mikilvægt að vera ekki á síðustu stundu og senda frá sér hálfklárð verk. Það getur einnig verið gott að standa upp frá slíku verkefni, leita upplýsinga eða ráða hjá öðrum. Að vanda til verka getur skilað verkefni langt í átt að styrkveitingu.
Sjóðir eru að jafnaði allir samkeppnissjóðir. Það merkir að umsóknir eru metnar og raðast upp eftir einkunnum út frá matsþáttum. Hæfustu umsóknirnar ná í gegn eða er úthlutað styrk. Það að vanda sig getur skilað sér í fjármunum.
Hafið úthlutunarreglurnar til hliðsjónar þegar unnið er að umsókn og lesið þær vel yfir. Í þeim koma að jafnaði fram upplýsingar um hvernig umsóknir eru metnar, áherslur og markmið sjóðsins o.fl. Það er mikilvægt að hafa slíkt til hliðsjónar svo textinn miði að því að skýra hvernig þitt verkefni fellur að þeim matsþáttum.
Að vera hafnað um styrk eru ekki skilaboð um að þú eigir að hætta við eða ekki sækja um aftur. Taktu samtal við forsvarsmenn sjóðsins og kallaðu eftir frekari skýringum ef það er í boði. Fáðu svo ráðgjöf um næstu skref. Það kann að vera að framsetningin ein og sér hafi verið þess valdandi að ekki fékkst styrkur. Einnig kann að vera að umsóknir í tiltekinn sjóð hafi verið sérstaklega margar í þetta skiptið og fjármagn hafi verið af skornum skammti. Eins kann að vera að verkefnið eigi frekar heima í öðrum sjóði.